Zespół autorski: Szymon Ciupa, Katarzyna Dzwonkowska, Jerzy Kisiel

Opublikowano: Magazyn Urbanista (wrzesień 2008)

Systemy informacji przestrzennej wykorzystywane są obecnie w niemalże każdej działalności człowieka. Niezależnie od tego czy służą zarządzaniu infrastrukturą energetyczną, siecią autostrad, szpitalem, policją, urzędem, wojskiem czy wszystkimi jednocześnie – zawsze stanowią jednolitą strukturę integrującą dane z różnych źródeł i ułatwiają proces podejmowania decyzji. Jak pokazuje praktyka wykorzystywane w nich zasady gromadzenia informacji w postaci danych przestrzennych (dających się przedstawić na mapie) są nie tylko najbardziej efektywną formą percepcji dla człowieka, ale również sposobem na analizowanie zgromadzonych danych przy zachowaniu rzeczywistych zależności między elementami przestrzeni. Wraz z silnym rozwojem i spadkiem cen nowoczesnych technologii, GIS staje się łatwiej dostępny także dla polskich samorządów. Coraz więcej miast poznając zalety i możliwości GIS decyduje się na przeprowadzenie wdrożenia i usprawniania swoich urzędów. Każde z wdrożeń jest inne i za każdym razem na podjęcie ostatecznej decyzji mają wpływ nieco inne czynniki. W przypadku miasta Kielce głównym powodem, dla którego zdecydowano się rozpocząć prace nad GIS była potrzeba wdrożenia narzędzi służących planowaniu i realizacji polityki zrównoważonego rozwoju uwzględniającego możliwości i aspiracje inwestycyjne miasta, potrzeby lokalnej społeczności oraz bogactwo walorów przyrodniczych i krajobrazowych.

W 2006r. przeprowadzono cykl prezentacji – głównie dla kadry zarządzającej oraz Rady Miasta. Miało to na celu przybliżenie zagadnień związanych z systemami informacji przestrzennej oraz wypracowanie wspólnego stanowiska wobec GIS. Wdrażanie systemu bez przekonania o słuszności tego przedsięwzięcia wewnątrz urzędu, a także określenia oczekiwań co to tego typu narzędzi wszystkich zainteresowanych jednostek organizacyjnych nigdy nie skończy się powodzeniem. Z perspektywy czasu można powiedzieć, że zyskanie aprobaty różnych grup mających wpływ na podjęcie decyzji o wdrażaniu GIS zależy od ich świadomości na temat tego, o czym decydują. Dlatego tak ważne, szczególnie na tym etapie, są aspekty edukacyjne w tym przedstawianie w możliwie jak najbardziej praktyczny sposób możliwości i zalet GIS. W Kielcach, dzięki zaangażowaniu władz miasta, radnych i pracowników, Rada Miasta podjęła decyzję o przystąpieniu do wdrażania GIS jako zintegrowanego systemu zarządzania zrównoważonym rozwojem i środowiskiem miasta Kielce (schemat wdrożenia przedstawia wykres – ryc. 1).

 

Podstawą wszelkich prac miała być identyfikacja zadań, w których wykorzystuje się informację przestrzenną. Do pracowników z wyselekcjonowanych Referatów skierowana została imienna ankieta zawierająca pytania dotyczące dostępnych danych wykorzystywanych do realizacji zadań oraz danych, do których dostęp jest ograniczony. Ankietowani proszeni byli o wskazanie źródła i jakości wykorzystywanych danych. Zebrane informacje posłużyły do konfrontacji zasobów danych z realizowanymi zadaniami. Z większością pracowników przeprowadzone zostały indywidualne rozmowy w celu rozwiania wątpliwości oraz uszczegółowienia podanych informacji. Równolegle rozesłane zostały formularze mające za zadanie identyfikację dostępnych w Urzędzie map i opracowań kartograficznych. W trakcie prac prowadzone były rozmowy z Sekretarzem Miasta oraz dyrektorami Wydziałów dotyczące obecnie realizowanych i planowanych czynności wdrożeniowych GIS. Na podstawie wszystkich przeprowadzonych analiz uszczegółowione zostały informacje dotyczące struktury, przepływu, własności i dostępu do danych, możliwości organizacyjnych Urzędu oraz zdolności pracowników do pełnienia funkcji w realizacji wdrożenia i funkcjonowaniu Systemu Informacji Przestrzennej. Na tej podstawie wydane zostało zarządzenie Prezydenta Miasta w zakresie powołania wewnętrznych zespołów wspierających proces wdrożenia. Za prace związane z wdrożeniem i utrzymywaniem Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej odpowiedzialny został Zespół Sterujący, w skład którego weszło jedenaście osób będących przedstawicielami Wydziałów najważniejszych z punktu widzenia funkcjonowania przyszłego systemu. W celu sprawnego zarządzania całością zadań związanych z wdrożeniem miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej powołano Zespół Dokumentująco – Wdrożeniowy. W jego skład wchodzi 21 osób z większości Wydziałów bezpośrednio zainteresowanych pracami dotyczącymi GIS. Nad całością prac czuwa Sekretarz Miasta, który został powołany na Pełnomocnika Prezydenta Miasta Kielce ds. Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej.

GIS w procesie inwestycyjnym w UM Kielce

Kolejnym krokiem było ustalenie zakresu wdrożenia. W przypadku tak dużych jednostek organizacyjnych jak UM Kielce (ok. 500 pracowników) bardzo ryzykowne z punktu widzenia powodzenia całego projektu jest jednoczesne objęcie wdrożeniem wszystkich zainteresowanych jednostek i kompleksowe wsparcie wszystkich realizowanych zadań. W związku z nadrzędnym celem GIS jakim była realizacja polityki zrównoważonego rozwoju uznano, że pierwszym etapem wdrożenia będzie kompleksowa obsługa procesu inwestycyjnego. W UM Kielce jest on realizowany przez kilka jednostek: Biuro Planowania Przestrzennego (sporządzanie studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego, miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego), Referat Lokalizacji Inwestycji (wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego), Referat Architektury i Budownictwa (wydawanie pozwoleń na budowę), Referat Ochrony Środowiska (wydawanie decyzji środowiskowych i odrolnieniowych)(ryc 2).

 Konieczne było wdrożenie technologii, która pozwoliłoby na pełną integrację i wymianę danych pomiędzy tymi jednostkami umożliwiając pełną współpracę. Przystąpiono do analizy wymaganej funkcjonalności aplikacji GIS. Podstawą w planowaniu systemu jest to, że musi on jednocześnie spełniać wszystkie wymogi funkcjonalne i prawne, a także być tak dopasowany do potrzeb pracowników, aby jego obsługa sprawiała jak najmniej problemów a wykonywanie w nim zadań nie różniło się znacznie od dotychczas wykonywanych czynności. Często zdarzają się „wdrożenia”, w których to urząd musi dostosować się do rozwiązań konkretnego rozwiązania informatycznego – to nonsens, za który płacą podatnicy i pracownicy, których praca zamiast prostszej staje się dużo bardziej skomplikowaną, a czas realizacji procedur wydłuża się. Po wykonaniu analizy wymaganych funkcjonalności oraz konsultacjach z urzędem opracowano ostateczne wymagania związane z funkcjonalnością systemu, a w sierpniu 2008 roku wyłoniono na drodze postępowania przetargowego wykonawcę systemu. Należy również nadmienić, że miasto Kielce systematycznie od końca 2006 roku pozyskuje dane GIS. Miasto Kielce bardzo wcześnie uświadomiło sobie, że o jakości działającego systemu decydują przede wszystkim dane, które będą w nim wykorzystywane. Proces pozyskiwania danych rozpoczęto odpowiednio wcześnie i zdecydowano się na trzy niezależne mechanizmy:

• Wykorzystanie istniejących zasobów miasta poprzez integrację wdrażanego systemu GIS z systemami funkcjonującymi dotychczas w Urzędzie (np. dane geodezyjne, ewidencja ludności)
• Wymóg pozyskiwania wszystkich zlecanych opracowań zawierających mapy jako dane GIS
• Konwersja istniejących danych i pozyskiwanie nowych.

Do włączenia do systemu przygotowanych jest już ponad 400 warstw informacyjnych GIS.

Korzyści z GIS

Wdrożony system (dzięki precyzyjnie postawionym warunkom funkcjonalnym oraz dużemu zasobowi danych) pozwoli na kompleksową i szybszą obsługę inwestorów, ułatwi racjonalne gospodarowanie zasobami miasta oraz kontrolę ruchu inwestycyjnego poprzez:

• Sprawniejsze wydawanie decyzji administracyjnych (np. decyzji o warunkach zabudowy, decyzji środowiskowych),
• Merytoryczna i szybszą analizę danych (np. w pracach nad studium, mpzp oraz nad wydawaniem decyzji o warunkach zabudowy),
• Przestrzenny monitoring wydawanych decyzji o warunkach zabudowy i pozwoleń na budowę,
• Monitoring realizacji mpzp,
• Możliwość integracji wszystkich dokumentów planistycznych i strategicznych (strategia rozwoju, opracowanie ekofizjograficzne, mpzp, studium),
• Przygotowanie atrakcyjnej oferty dla inwestorów na miejskim Geoportalu, czyli serwisie internetowym publikującym interaktywne mapy,
• Monitoring zagrożeń środowiska

Wdrożenie GIS pozwoli również na:

• Wyeliminowanie zjawiska pozyskiwania tych samych danych przez różne wydziały,
• Ujednolicenie zasobów danych przestrzennych UM
• Kontrolę aktualności danych,
• Zwiększenie bezpieczeństwa danych.

System zapewni również możliwość dostępu do danych zgromadzonych w systemie wszystkim pracownikom UM (zgodnie z uprawnieniami). Dzięki temu korzyści z jego funkcjonowania będą odczuwalne nie tylko dla jednostek bezpośrednio odnoszących się do procesu inwestycyjnego.

 Wnioski

Nie ma gotowej recepty na wdrożenie GIS w urzędzie miasta. Wbrew powszechnemu przekonaniu o sukcesie, w dużo większym stopniu niż kwestie technologiczne i finansowe, decydują kwestie organizacyjne. Odpowiednie przygotowanie wdrożenia pozwala na wczesną identyfikacje problemów i rozwianie obaw związanych z wdrażaniem nowej technologii, aktywne włączenie wszystkich zainteresowanych stron (władz miasta, radnych, dyrektorów wydziałów, kierowników referatów i pracowników). System informacji przestrzennej jest dla urzędu: płaszczyzną integrującą włączone do niego jednostki organizacyjne, platformą wymiany informacji i narzędziem usprawniającym pracę. Porozumienie na etapie jego planowania i realizacji warunkuje późniejsze użytkowanie. Dobre wdrożenie GIS sprawia, że urząd staje się jednym, silnym organizmem który w bardzo efektywny sposób potrafi zarządzać przestrzenią uwzględniając interesy miasta, mieszkańców, inwestorów jak i środowiska naturalnego.

System Informacji Przestrzennej w UM Kielce zaczął funkcjonować w połowie grudnia zeszłego roku natomiast korzyści są już teraz na tyle widoczne, że rozpoczęto prace nad rozbudową GIS o kolejne obszary funkcjonowania miasta.

Artykuł powstał przy współpracy z panią Jadwigą Skrobacką z Wydziału Ochrony Środowiska UM Kielce, inicjatorką prac nad GIS, a obecnie Koordynatorem Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej.