Zespół autorski: Szymon Ciupa, Katarzyna Dzwonkowska, Jerzy Kisiel

Opublikowano: Dwumiesięcznik Elektroniczna Administracja (2006)

Wśród technologii wykorzystywanych do poprawy jakości funkcjonowania samorządów lokalnych coraz częściej wykorzystywane są systemy informacji przestrzennej (z ang. Geographic Information Systems GIS). Chcąc sprawnie zarządzać przestrzenią miasta czy gminy trzeba posługiwać się nowoczesnymi narzędziami jakimi są narzędzia GIS – umożliwiającymi jednoczesną integrację zasobów danych przestrzennych, analizowanie ich, przetwarzanie i wykorzystywanie do podejmowania strategicznych decyzji. Odpowiednio przygotowana baza danych posłużyć może do zadawania zarówno prostych zapytań jak i zaawansowanych analiz. Zwłaszcza te ostatnie mogą nieść za sobą wymierne korzyści dla Urzędu Miasta/Gminy. Wykorzystywanie GIS ma zasadnicze znaczenie dla kontroli i modelowania procesów administracyjno – prawnych. Znajduje ono bezpośrednio odzwierciedlenie we wpływach finansowych do budżetu miasta (np. efektywna kontrola deklaracji dotyczących wielkości nieruchomości; samowoli budowlanej itd.) jak również w zaoszczędzonym czasie na analizowanie wielu zagadnień w tradycyjny sposób. GIS ma szerokie zastosowanie w planowaniu przestrzennym, które jak wiadomo jest podstawą harmonijnego rozwoju samorządów lokalnych czy w ochronie środowiska – prowadzenie różnego rodzaju monitoringów oraz analiz.

Takie systemy w Stanach Zjednoczonych czy Europie Zachodniej są już czymś powszechnym. Optymistycznym jest że coraz więcej miast i gmin w Polsce nie zastanawia się czy wdrożyć GIS, ale kiedy i w jaki sposób to zrobić. Jest do złożony, często długotrwały proces do którego należy dobrze się przygotować. Należy pamiętać że nie ma gotowych rozwiązań funkcjonalnych a nawet narzędziowych, ponieważ specyfika każdej jednostki administracyjnej jest unikatowa.

GIS musi zostać dostosowany zarówno do wielkości jednostki samorządowej jak również do możliwości i potrzeb osób, które mają ten system wykorzystywać w swojej pracy.

Zbudowanie jednej, zintegrowanej bazy danych dla całego Urzędu Miasta/Gminy, złożonej z wielu warstw tematycznych, z których korzystać będą mogły wszystkie komórki organizacyjne jednocześnie, powinna poprzedzać dogłębna analiza i ocena potrzeb w zakresie wykorzystania GIS.

Przed fizycznym rozpoczęciem prac należy się również zastanowić nad tym, kto taką analizę będzie wykonywał. Są różne podejścia do tego problemu. Wydaje się, że najkorzystniejszym rozwiązaniem jest wykonanie takiej analizy przez zespół złożony z ekspertów zewnętrznych (specjalistów nie tylko z zakresu budowy czy wdrażania GIS, ale także od konkretnych zastosowań tych systemów w administracji) oraz pracowników urzędu. Połączenie wiedzy oraz doświadczenia zespołu doradczego ze znajomością sposobu funkcjonowania danego samorządu przynosi najlepsze efekty. Wydaje się, że to rozwiązanie jest najkorzystniejsze z punktu widzenia jakości dopasowania systemu do potrzeb instytucji.

Pominięcie etapu przeprowadzenia analizy potrzeb oznacza brak merytorycznych podstaw do dalszych prac nad procesem wdrażania GIS. Bez niej wszelkie późniejsze działania mogą nie znaleźć poparcia w faktycznych potrzebach.

Odpowiednio przygotowana analiza potrzeb pozwala na zinwentaryzowanie rozproszonych danych opisujących informacje przestrzenne. Czynności te muszą zostać przeprowadzone, aby zweryfikować, które dane będą bezpośrednio wykorzystywane do budowy GIS oraz które będą wymagać uzupełnienia. Opracowanie analizy potrzeb zmusza zespół ds. GIS do całościowego spojrzenia na gromadzone w mieście/gminie informacje. Konieczność identyfikacji które informacje geograficzne są obecnie wykorzystywane (lub które powinny być wykorzystywane) w pracy urzędu, daje możliwość dostosowania funkcjonalności systemu do potrzeb użytkowników oraz określenia priorytetów budowy poszczególnych części bazy danych przestrzennych. Opracowanie takie pomaga ocenić jakość i aktualność dostępnych zasobów (co jest szczególnie istotne przy planowaniu budżetu na budowę i wdrożenie GIS) a także pozwala zidentyfikować dziedziny, dla których warto wdrożyć tzw. projekty pilotażowe (relatywnie wąskie tematycznie bazy danych GIS, obrazujące poprawę jakości pracy przy użyciu narzędzi GIS). Próba określenia czy jakiekolwiek wydziały zdecydowały się na używanie niezintegrowanych ze sobą aplikacji GIS/CAD (Computer Aided Design czyli komputerowe wspomaganie projektowania) pozwoli na poszukanie dróg wymiany istniejących danych. W końcu analiza i ocena potrzeb ma dostarczyć wszystkich niezbędnych informacji do opracowania planu wdrożenia, planu finansowego itp. Z uwagi na konieczność ogromnej rozwagi w wydatkowaniu środków publicznych żadna osoba zarządzająca miastem czy gminą nie może sobie pozwolić na wdrożenie systemu nie spełniającego oczekiwań. Należy jak najszybciej pozbyć się złudzeń, że wdrożenie systemu informacji przestrzennej zaczyna się i kończy na zakupie oprogramowania. Biorąc pod uwagę fakt, że wdrożenie GIS wymaga poniesienia znacznych nakładów finansowych, tym większego znaczenia nabiera odpowiednie przygotowanie do tego niezwykle pracochłonnego przedsięwzięcia. Jednym słowem – analiza potrzeb to podstawa do wdrożenia funkcjonalnego i oszczędnego systemu informacji przestrzennej.